Etkili Yazılı İletişim Teknikleri

Yazma yeteneğini nasıl olursa olsun iki ana kuralı dikkate alarak yazılarınızın etkinliğini arttırmanız mümkündür. Bu iki kural açıklık ve özlülüktür. Bu iki kuralı nasıl uygulayıp Etkili Yazılı İletişim Teknikleri konusunda başarılı olabilirsiniz? Bu konuda size bir iki ipucu vermeye çalışacağız.

Yazılı İletişimde Açıklık

Yazmaya başlamadan önce mutlaka küçük de olsa hazırlık yapın, yazmak istediğiniz konuyu kısaca toparlayın.

Kısa cümleler yapmaya çalışın. Bir cümlede birden fazla fikre değinmemeye gayret edin.

Paragraflarınız mümkün olduğunca kısa olsun, alt başlıklar kullanın, önemli noktaların altını çizin,
Terimleriniz belirli olsun; zaman, miktar, mekan, şahıslar konusundaki rakam ve isimlerin net ve açık olmasına gayret edin.

Gerektiğinde kendi fikrinizi belirtmekten çekinmeyin.

Doğal olmaya gayret edin. Yazınız kişiliğinizi yansıtsın. Şatafatlı sözlerden mümkün olduğunca kaçının.

Bitirdikten sonra mutlaka gözden geçirip yazdıklarınızı sadeleştirmeye çalışın.

Etkili Yazılı İletişim Teknikleri

Yazılı İletişimde Özlülük

Gereksiz kelimeleri kullanmamaya çalışın. Bir kelime veya cümleyi yazıdan çıkarmak manayı bozuyor mu? Bozmuyorsa çıkarın.

Ağdalı kelimeleri kullanmaktan kaçının.

Göze hitap edebilecek grafik, şema, diyagram, tablo vb. kullanmaya çalışın.

Sonuç kısmında mümkünse konuyu özetleyin.

Açıklık ve özlülüğün yanısıra iş mektuplarında mektubu yazdığınız kişinin ilgi alanını ve o kişiyi motive edebilecek hususları da göz önünde tutmanız gerekir.

Eğer bir iş mektubuna cevap yazıyorsanız gelen mektubu iyice gözden geçirin, cevaplanması gereken önemli noktaları unutmamaya çalışın.

Bazı hususları kağıda dökmek size çok güç geliyorsa veya etkisiz olacağına inanıyorsanız mektubu yazmaktan vazgeçin ve sözlü bir görüşme yapmayı tercih edin.

Size gelen mektupları fazla gecikmeden cevaplamaya çalışın.

Dolaylı cümleler yerine dolaysız cümleleri tercih edin.

Mektuplarınızın Etkili Olabilmesi İçin Dikkat Etmeniz Gereken Hususlar

  • Mektubu yazdığım kişi/kuruluş hakkında bilgi sahibi miyim?
  • Mektubu yazdığım kişinin/kuruluşun adını, soyadını, unvanını doğru olarak biliyor muyum?
  • Mektubu yazabilmem için ek bilgiye ihtiyacım var mı, varsa bu bilgiyi nasıl, nereden temin edebilirim?
  • Mektubu göndermeden önce avukatlara veya bir üst kademeye onaylatmam gerekir mi?
  • Mektubun kopyasını göndermem gereken kişi/departman var mı?
  • Mektubum yeterince açık ve öz mü?
  • Anlatmak istediğimi etkili bir şekilde ifade edebildim
  • Mektupta yanlış anlaşılabilecek bir husus var mı?
  • Mektubum çok kısa, yetersiz veya tutarsız mı?
  • Mektubum çok uzun, değişken, ağır, belirsiz veya karışık mı?
  • Abartıdan, tekrarlardan ve övünmelerden kaçınabildim mi?
  • Kurumu veya çalışanları suçlayan bir mektuba cevap yazıyorsam, yazmadan önce sakinleşmek için yeterince bekledim mi?
  • Tarih, rakam ve diğer bilgileri kontrol ettim mi? Mektubu yazdığım kişinin anlayamayacağı teknik terimleri kullanmaktan kaçındım mı?
  • Politik fikir ve esprilerden yeterince kaçındım mı?
  • Kendi çalıştığım blüm veya bölümdeki kişileri savunmaya çalışırken kurumun diğer bir bölümünü kritik etmemeye yeterince dikkat ettim mi?
  • Çalıştığım örgütle ilgili gizli tutulması gereken bilgileri mektuba yansıtmamak konusunda yeterli özeni gösterdim mi?
  • Eğer mektup bir astım tarafından daktilo edilecekse kaç kopya yazılacağı, satır aralıkları vs. konularında kendisine yeterli bilgiyi verdim mi?

Mektuplarınızı yazmadan önce ve yazarken bu küçük hususlara dikkat etmeniz size zaman kazandıracak, mektuplarınızın ise etkinliği artacaktır.

Bir önceki yazımız olan Etkili Dinlemeyi Engelleyen Unsurlar başlıklı makalemizde başarılı iletişim, etkili dinleme ve iletişimin unsurları hakkında bilgiler verilmektedir.

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.